تاثیر کاغذ خردکن بر امنیت اطلاعات در سازمان : از گذشته تا به امروز سازمان ها برای ثبت اسناد مجموعه خود از کاغذ استفاده می کنند. اما با گذشت زمان اطلاعاتی که زمانی اهمیت بسیار بالای برای افراد داخل سازمان داشته است دیگر حائز اهمیت نیستند. ولی باید آن ها را به گونه ای بایگانی کرد که افراد خارج از سازمان نتوانند به آن ها دسترسی داشته باشند.
اما بایگانی اسناد نیاز به فضای بسیار زیادی دارد که سازمان ها را متحمل هزینه های بسیار بالای می کند. به همین دلیل در گذشته برای صرفه جویی در هزینه های خود اسناد را می سوزاندن و یا با ستفاده از آب به حالت خمیری شکلی در می آوردن. اما امکان دارد اسناد به درستی معدوم نشود و افراد خارج از سازمان به راحتی به آن ها دسترسی داشته باشند .
کمپانی های سازنده ماشین های اداری با آگاهی از نیاز سازمان ها جهت معدوم سازی اسناد خود دست به تولید دستگاه کاغذ خردکن زده اند که می توانند با استفاده از آن اسناد خود را به صورت کامل و بدون بازگشت معدوم سازند .
استفاده از کاغذ خردکن
استفاده از کاغذ خردکن به سازمان ها این امکان را می دهد امنیت اطلاعات با کاغذ خردکن بالا رود زیرا دیگر اطلاعات به خارج از سازمان نفوذ نمی کند .
محافظت از اطلاعات در سازمان ها بسیار حائز اهمیت است. زیرا در صورتی که اطلاعات خارج از سازمان پخش شود سازمان با مشکلات بسیار زیادی روبه رو می شود و دیگر نمی تواند به هدف خود برسد به همین سازمان ها برای معدوم سازی اسناد خود از کاغذ خردکن های حرفه ای استفاده می کنند .
برای کاهش ریسک امنیتی می توانید از کاغذ خردکن استفاده نمایید. زیرا دسترسی به اطلاعات دیگر غیر ممکن می باشد که همین موضوع باعث می شود افراد خارج از سازمان نتواند به اطلاعت محرمانه سازمان دسترسی داشته باشند .
کاغذخردکن در سازمان ها
در سازمان ها به دلیل بالا بودن حجم اسناد در صورتی که بخواهند اسناد را به روش قدیمی معدوم سازند باید زمان زیادی را صرف کنند که علاوه بر اتلاف وقت درصد خطا برای معدوم سازی بسیار بالا می رود. به همین دلیل کاربران برای معدوم سازی اسناد خود از کاغذ خردکن استفاده می کنند .
برای سرعت بخشیدن در روند معدوم سازی کمپانی های سازنده در طراحی دستگاه های کاغذ خردکن خود از تیغه فولادی استفاده کرده اند. تیغه فولادی به دلیل ساختاری که دارد می تواند با سرعت بالا CD ، سوزن منگه و …) معدوم سازد. یکی از روش های ایمن سازی که کمپانی های سازنده برای جلوگیری از آسیب های غیر قابل جبران برای دستگاه های کاغذ خردکن خود در نظر گرفته اند استفاده از حسگر است. حسگر در صورتی که دست به تیغه نزدیک شود موتور دستگاه را خاموش می کند تا تیغه نتواند آسیبی به کاربر وارد کند .
استفاده از کاغذ خردکن تنها در سازمان ها خلاصه نمی شود از آن می توانید در رستوران ها ، شرکت ها ، تولیدی ها ، سفارتخانه ها و حتی در منزل استفاده کنید. به عبارتی دیگر می توان گفت هرجایی که از کاغذ برای ثبت اسناد خود استفاده می کند نیاز به کاغذ خردکن دارد زیرا بایگانی اسناد به صورت کاغذی فضای زیادی را اشغال می کند .
بعضی از کاربران تصور می کنند که کاغذ خردکن ها با یک دیگر فرقی نمی کنند. اما این تصور غلط است زیرا در طراحی کاغذ خردکن ها از حجم ورودی و ابعاد متفاوتی استفاده شده است .
کاغذ خردکن
کاغذ خردکن ها به دودسته کاغذ خردکن دستی و کاغذخردکن خودکار دسته بندی می شوند. از کاغذ خردکن های دستی می توانید در محیط های استفاده کنید که به صورت روزانه می خواهند 10 تا 20 برگ کاغذ را معدوم سازند. و در محیط های که می خواهند حجم بیشتری را معدوم سازند کاغذخردکن خودکار گزینه بهتری است. زیرا علاوه بر حجم ورودی بیشتر کاربر می تواند همزمان با معدوم سازی به دیگر های خود رسیدگی نماید که باعث صرفه جویی در وقت می شود .
در طراحی کاغذ خردکن ها از دو نوع معدوم سازی پودری و رشته ای استفاده شده است. در محیط های مانند سفارتخانه ها و سازمان های که اطلاعات فوق محرمانه دارند برای معدوم سازی از کاغذ خردکن پودری استفاده می کنند. زیرا دیگر امکان دسترسی به اطلاعات غیر ممکن می شود .
برای محیط های شرکتی و مصارف خانگی می توانید از کاغذ خردکن رشته ای استفاده نمایید .
از دیگر مواردی که باید زمان خرید کاغذ خردکن مورد بررسی قرار دهید حجم سطل دستگاه می باشد. در طراحی دستگاه های کاغذ خردکن از سطل های متفاوتی استفاده شده است. برای محیط های که حجم کاری بالای دارند بهتر است از دستگاهی استفاده شود. که حجم سطل آن بالا باشد زیرا دیگر نیازی نیست به صورت مداوم آن را تخلیه کند .
نتیجه :
در سازمان ها برای ثبت اسناد خود به صورت محرمانه از کاغذ استفاده می شود که بعد از مدتی دیگر اهممیتی برای سازمان ندارد. و نباید این اسناد در اختیارافراد خارج از سازمان قرار بگیرد. به همین دلیل برای بالا بردن سطح امنیتی سازمان برای معدوم سازی اسناد از کاغذ خردکن استفاده می کنند.
در طراحی کاغذ خرکن ها از استاندارد امنیتی استفاده شده است. تا در صورتی که دست کاربر به دهانه کاغذ خردکن برخورد کرد برق را قطع می کند تا از آسیب های جدی جلوگیری نماید .
همچنین در طراحی آن ها از ابعاد و نوع برش متفاوت استفاده شده است. تا کاربر بتواند با توجه به نیازی که دارد کاغذ خردکن مناسبی را از مهام پرینت تهیه نماید و دیگر نیازی به هزینه اضافی نداشته باشد .